عند ذكر اسم جوجل درايف ، يبادر إلى ذهنك وظيفته الرئيسية في تخزين الملفات في السحابة عبر الإنترنت ، وسهولة الرجوع إليها في أي وقت ومن أي مكان ، حيث يعد جوجل درايف منصة قوية للتخزين السحابي ويمنحك 15 جيجا بايت من المساحة الحرة ، وهي الأكبر بين المنافسين إما OneDrive أو iCloud أو Dropbox. صحيح أن جوجل درايف يعمل بشكل أساسي كأداة آمنة لتخزين الملفات ومزامنتها والوصول إليها ، ولكن هناك العديد من الميزات الأخرى التي توفرها هذه الخدمة والتي لا يعرفها معظم المستخدمين نتيجة للأعمال الروتينية ، لذلك سنشارك مع من خلال هذه المقالة 8 من افضل ميزات جوجل درايف.
8 من افضل ميزات جوجل درايف
من السهل البحث والعثور على الملفات
عندما يزداد عدد الملفات والمستندات التي تحتفظ بها على جوجل درايف ، تزداد أيضًا صعوبة الوصول إلى الملفات المطلوبة ، وهنا ستلجأ إلى شريط البحث المضمن في الخدمة. قد تعتقد أنه سيكون مملاً ، ولكن بفضل البحث المتقدم ستتمكن من استخدام العديد من خيارات البحث ، مثل البحث عن جميع الملفات بكلمة معينة في الاسم أو العبارة داخل الملفات إذا كانت نصية. ما عليك سوى النقر على أيقونة إظهار خيارات البحث داخل شريط البحث لعرض نافذة يمكنك من خلالها إضافة بعض المعلومات لتسهيل العثور على ما تريد. يمكنك الضغط مباشرة على خيارات البحث وإدخال كلمة البحث بالداخل أثناء كتابة خيارات البحث الأخرى.
يمكنك اختيار نوع الملف الذي تبحث عنه سواء كان ملف PDF ، أو مستند ، أو فيديو ، أو ملف صوتي ، وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا كتابة بعض الكلمات في المحتوى إذا كنت تتذكرها. وإذا كنت قد وضعت الملف في سلة المهملات ، فيمكنك تحديد المكان أثناء البحث ، كما يمكنك اختيار تاريخ التعديل على الملف أيضًا. بعد تحديد الخيارات التي تتذكرها عن الملف ، انقر فوق كلمة search ، وستظهر لك النتائج مباشرة. إذا كنت تريد إجراء بحث آخر ، فانقر فوق خيار إعادة التعيين الموجود في الجزء السفلي من مربع خيارات البحث ، ثم سجل المصطلحات الجديدة للبحث.
رابط مباشر لكل ملف على حدة
هناك ميزة أخرى في جوجل درايف تساعدك في الوصول بسرعة إلى ملفات معينة على جوجل درايف بالإضافة إلى تسهيل المشاركة مع الآخرين ، وهي الحصول على رابط مباشر للملف ، بحيث يمكنك إضافة تلك الروابط في ملاحظاتك للوصول إليها بسرعة ، ويمكنك أيضًا مشاركتها مع فريقك عند الحاجة.
لقد أوضحنا بالفعل كيفية الحصول على رابط مباشر لأي ملف على جوجل درايف لذلك نوصي بالاطلاع على هذه المقالة لمعرفة الخطوات. ولكن إذا كان كل ما تحتاجه هو الحصول على رابط لأحد ملفاتك على جوجل درايف ، فيمكنك القيام بذلك دون فتح الملف. كل ما عليك فعله هو النقر بزر الماوس الأيمن فوقه والنقر فوق “Get Link”. في هذه الخطوة ، انقر على “نسخ الرابط” واحتفظ به في أي مكان. وبالمثل ، من نفس النافذة ، يمكنك تحديد من تشارك الرابط معه عن طريق كتابة بريدهم الإلكتروني ، وهناك أيضًا ميزة وصول عامة يمكنك من خلالها التحكم في ما يمكن لأي شخص يمتلك الرابط القيام به ، سواء عرض الملف ، أو إضافة تعليق أو حتى تعديل محتوى الملف.
التعامل مع كافة أنواع ملفات الأوفيس
في حين أن هناك الكثير من الطرق لفتح وتحرير المستندات التي تم تحريرها باستخدام ميكروسوفت أوفيس دون تثبيت البرنامج فعليًا ، فإن أسهل وأبسط طريقة هي بالتأكيد الاعتماد على جوجل درايف. يمكنك عرض ملفات وورد و Excel و PowerPoint وتعديلها من خلال تطبيقات جوجل المكتبية المتوافقة مع ميكروسوفت ، مثل المستندات للمستندات ، وجداول البيانات لجداول البيانات ، والعروض التقديمية للعروض التقديمية.
كل ما عليك فعله لفتح مستند أوفيس هو النقر فوق علامة + في جوجل درايف وحدد الملف من جهازك ليتم تحميله على الخدمة. ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوقه أو انقر بزر الماوس الأيمن واختر “فتح باستخدام” ثم حدد التطبيق المناسب لعرض الملف. عند فتح الملف تجد أن التنسيق لا يزال موجودًا كما ظهر في برنامج ميكروسوفت أوفيس ، مع وفرة أدوات التحرير ويتم حفظ التعديلات تلقائيًا دون أي تدخل منك. في حالة تعديل الملف ، يمكن تنزيله على جهازك مرة أخرى بتنسيق ميكروسوفت أوفيس الأصلي ، مثل DOCX أو XLSX. كل ما عليك فعله هو النقر فوق ملف ، ثم تنزيل ، واختيار التنسيق الذي تريد تنزيل الملف به.
تحويل ملفات PDF إلى مستندات قابلة للتحرير
غالبًا ما يتطلب تحرير ملفات PDF برنامجًا تابعًا لجهة خارجية مثل Adobe Acrobatأو برنامج Foxit Reader ، ولأن الحصول على هذه البرامج قد يكون صعبًا بالنسبة للبعض ، يمكنك الاعتماد على جوجل درايف لتحويل أي ملف PDF إلى مستند قابل للتحرير ، ثم إعادة حفظ الملف بتنسيق PDF مرة أخرى بعد إجراء التعديلات اللازمة. للقيام بذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن على ملف PDF بعد تحميله إلى الخدمة ، ثم اختر من قائمة “فتح باستخدام” وحدد “مستندات جوجل”. في غضون لحظات ، سيتم عرض محتويات الملف كمستند نصي في نافذة جديدة في متصفحك أو تطبيقك.
من هنا يسهل إجراء تعديلات عليه ، سواء عن طريق الحذف أو الإضافة أو تغيير الشكل. لكن لاحظ أنه إذا كان ملف PDF يحتوي على الكثير من الخطوط والتنسيق ، فقد لا يتمكن جوجل درايف من عرضه بدقة في تطبيق محرر مستندات جوجل ، لذلك قد تحتاج إلى ضبط تنسيق المحتوى أولاً قبل إجراء التعديلات اللازمة. بعد الانتهاء ، انقر فوق ملف ، ثم تنزيل ، وحدد مستند PDF لتنزيل الملف بتنسيقه الأصلي مرة أخرى.
إدارة نسخ الملفات
يحفظ جوجل درايف تلقائيًا نسخًا متعددة من الملفات عند تعديلها أو دمج إصدار أحدث مع إصدار أقدم. يحدث هذا مع الصور وملفات PDF والمستندات التي تم إنشاؤها بواسطة ميكروسوفت أوفيس. يمكن إدارة هذه النسخ بمجرد النقر بزر الماوس الأيمن على الملف ، واختيار “إدارة النسخ” ، وستظهر نافذة على الفور مع جميع الإصدارات السابقة من الملف بالإضافة إلى النسخة الحالية.
هناك إمكانية تحميل نسخة أخرى من الملف من جهازك إذا كانت موجودة بالفعل ليتم دمجها مع الإصدار الحالي مع إضافة تغييرات جديدة. يمنحك جوجل درايف أيضًا الحق في الاحتفاظ بواحدة أو كل هذه النسخ إلى الأبد من خلال النقر على النقاط الثلاث بجوار الإصدار المحدد واختيار الاحتفاظ بها إلى الأبد. تأتي هذه الميزة الإضافية لأنه يتم حذف النسخ القديمة من جوجل درايف بعد 30 يومًا أو بعد تخزين 100 نسخة. كما يمكنك حذف أو تنزيل أي من النسخ المعروضة أمامك من خلال النقاط الثلاث وتحديد اختيارك.
عرض نشاط الملف والتفاصيل والوصف
يمكنك عرض تفاصيل أي ملف على جوجل درايف ، أو تعديل هذه التفاصيل بما يتناسب مع رغبة معينة ، أو عرض نشاط الملف من حيث آخر التعديلات التي أدخلت عليه ، وذلك بالضغط عليه بزر الفأرة الأيمن واختيار “عرض التفاصيل” “لإظهار شريط جانبي على الشاشة به علامتا تبويب ، إحداهما للتفاصيل والأخرى للنشاط. في جزء التفاصيل ، يظهر حجم الملف ونوعه واسم منشئ الملف وتاريخ إنشائه. أما بالنسبة لجزء النشاط ، فيظهر تاريخ تحميل الملف على جوجل درايف ، وتاريخ كل تعديل طرأ عليه. بالنسبة لوصف الملف ، يمكنك إضافته في مربع الوصف الموجود ضمن علامة التبويب “التفاصيل”. يمكن أن يصل عدد الأحرف في الوصف إلى 25000 حرف ، وقد تحتاج إلى هذه الطريقة للتمييز بين الملفات ذات الأسماء المتشابهة.
أضف تعليقًا إلى الملف
يوفر جوجل درايف ميزة إضافة التعليقات إلى ملفات وصور PDF بحيث عند مشاركتها مع أي شخص آخر من خلال الخدمة ، يمكنهم رؤية هذه التعليقات بوضوح. كل ما عليك فعله هو تحديد ملف PDF أو صورة في جوجل درايف واختيار “معاينة” من القائمة ، ثم تحديد الجزء الذي تريد إضافة التعليق إليه وستلاحظ ظهور رمز التعليق على حافة صفحة الملف ، فقط اضغط عليها واكتب التعليق الذي تريده ، ثم اضغط على “تعليق”. “. لاحظ أيضًا أن الإشارة إلى شخص ما تشارك الملف معه يضع علامة @ قبل كتابة بريده الإلكتروني.
قص الملفات ونسخها ولصقها باستخدام لوحة المفاتيح
في جوجل درايف ، يمكنك استخدام اختصارات لوحة المفاتيح لنسخ الملفات أو قصها أو لصقها في أي مكان بدلاً من استخدام الماوس ، مما يسهل نقل ملف من مكان إلى آخر أو إنشاء نسخة منه في مجلد مشترك. وقد أوضحنا هذا الأمر بالتفصيل عندما أعلنت جوجل لأول مرة أن جوجل درايف يدعم اختصارات لوحة المفاتيح. يمكنك ببساطة تحديد أي ملف ثم الضغط على Ctrl + X للقص أو Ctrl + C للنسخ. سترى رسالة موجزة في الجزء السفلي من النافذة تفيد بأنك قمت بقص ملف أو نسخه. بعد ذلك ، انتقل إلى أي مكان في جوجل درايف حيث تريد حفظ الملف واضغط على Ctrl + V للصق الملف في المجلد المحدد. سترى رسالة موجزة في الجزء السفلي تفيد بأنك قمت بنقل ملف أو قمت بعمل نسخة منه.
