نصائح لتنظيم الوقت وإدارته بكفاءة

الكفاءة في القيام بمعظم أعمالك ربما تكون أهم من العمل نفسه، وهذه الكفاءة لن تتحقق إلا عن طريق تنظيم الوقت واستغلاله بطريقة صحيحة، ولهذا أنت هنا تبحث عن نصائح لتنظيم الوقت… فأهلاً بك واسمح لي أن احييك لكونك تبحث عن أشياء مهمة لتطوير حياتك!

إن كنت واحد من الذين يعانون من تضييع الوقت أو كنت:

• طالب وتسعى للحصول على نصائح لتنظيم الوقت بين الدراسة والأنشطة الأخرى.
• موظف وتريد ترتيب أولوياتك.
• تعمل في مجال العمل الحر وترغب في تنظيم وقتك خصوصاً وأنه لا يوجد رقيب عليك.
• ربة منزل وتريدين الحصول على أفكار لتنظيم وقتك في مهامك المنزلية.
• تعمل في مجال السوشيال ميديا أو إدارة المواقع و تريد الابتعاد عن الإلهاء والعمل بكفاءة.

فلقد وصلت إلى المكان الصحيح، لأنك ستجد في هذا المقال نصائح لتنظيم الوقت عملية ومجربة، هذه النصائح مبنية على دراسات علمية، وأيضاً على العديد من التجارب الشخصية، ومن ضمنها تجربتي المتواضعة.

في هذا المقال ستتعلم التالي:

• كيف تراقب نفسك ووقتك بطريقة عملية وفعّالة.
• كيف أن تنظيم مهامك قد يكون هو نفسه أحد الأسباب في تضييع الوقت.
• ما هو pareto principle وكيف تعتمد عليه في تنظيم الوقت.
• كيف أن كلمة ” لا ” تساعدك على تنظيم الوقت.

وليس هذا كل شيء، فهناك بعض العادات السيئة التي عليك التخلص منها، وأيضاً بعض الأسئلة التي ربما تدور في ذهنك عن تنظيم الوقت مثل؟

• هل من اللازم أن أعمل في الأوقات الصباحية؟
• كيف تقاوم النسيان؟
• ما هي أفضل الأوقات للعب و المرح؟

كل هذه الأسئلة وأكثر ستجد إجابة عليها بين سطور هذا المقال، والذي ستجد فيه الكثير من الأمثلة العملية حتى تصبح الصورة كاملة بالنسبة لك… فهذه هي عادتنا في عرب تك.

1- قم بمراقبة نفسك

هذه واحدة من أفضل النصائح لتنظيم الوقت التي استفدت منها شخصياً، فعندما تسأل نفسك ” فيما ضيعت كل هذا الوقت؟” ولا تستطيع الإجابة بشكل محدد، فهذا يعني أن هناك مشكلة.

في الكثير من الأحيان تجد نفسك منساق في الثقب الأسود الذي يُسمى السوشيال ميديا، أو مشاهدة اليوتيوب، أو الألعاب أونلاين وغيرها من الأنشطة التي لا تشعر معها بالوقت.

حتى لو كنت تعمل على أمر معين، تجد نفسك تمسك الهاتف وتفتح انستجرام لكي تتصفح بعض الصور عن المؤثرين والـ Models وغيرهم ??.

عندما تراقب نفسك ستتعرف على:

• الأنشطة التي تستهلك فيها أكبر قدر من الوقت.
• المواقع التي تقضي عليها أوقات كثيرة.
• التطبيقات والألعاب التي تستخدمها بشكل زائد عن الحد على الهاتف.
• الوقت الذي تستغرقه في تنفيذ مهمة معينة.

هناك عدة تطبيقات لتنظيم الوقت يمكنها أن تساعدك و لعل أفضلها هو تطبيق Rescue Time، هذا التطبيق الرائع سيمكنك من:

• معرفة كل ثانية تقضيها على أي موقع أو تطبيق بشكل تلقائي.
• يمكنك أن تحدد المواقع أو التطبيقات التي لا تريده أن يتتبعها.
• الحصول على تنبيهات عن المهام التي تريد تنفيذها.

هذا التطبيق سيجعلك ترى حقيقة تنظيمك للوقت، سترى بعينيك ما تقوم بفعله كل يوم لتدرك بنفسك حجم الوقت الذي تضيعه على أنشطة غير مفيدة بالنسبة لك.

وحينها ستتخذ بنفسك القرارات الصحيحة، ربما تتوقف عن استخدام مواقع معينة في أوقات العمل، أو تقوم بازالة بعض الالعاب التي تسرق منك الوقت.

2-  قم بالعمل في أفضل الأوقات بالنسبة لك

كلنا نعلم أنه علمياً أفضل الأوقات التي يكون فيها المخ نشيطاً وفي كامل تركيزه هي الأوقات الصباحية …ولكن هناك الكثير من الناس الذين يسهرون متأخراً ويُفضلون العمل ليلاً.

الساعة البيولوجية في جسم الإنسان تعتمد على عاداتك الشخصية، لهذا لا تجبر نفسك على أشياء أنت لست متعود عليها، ولا تغير عاداتك بشكل مفاجئ.

الهدف من هذه النصيحة هو أن تسأل نفسك “ما هي أفضل الأوقات التي أشعر فيها بالنشاط؟” ثم تخصص هذه الأوقات للعمل أو المذاكرة.

فلا يجب عليك ابداً أن تضيع هذه الأوقات في اللعب أو التسلية، بل عليك أن تستغلها في تنفيذ أصعب المهام التي عليك القيام بها في اليوم.

ونصيحتي أن تحاول تغيير عاداتك الشخصية بشكل تدريجي حتى تستيقظ في الصباح الباكر، حالياً الساعة 6 صباحاً وأنا أكتب هذه الكلمات.

فأنا أستيقظ كل يوم الساعة 4:30 صباحاً، واستغل ساعات الصباح في تنفيذ أهم ما علي القيام به في اليوم.

3- قم بتحديد مهلة لكل عمل تقوم به

لنفترض أنه عليك القيام ببعض المهام مثل:

• أن تذاكر فصل من فصول الفيزياء.
• تصميم مشروع معين في عملك.
• كتابة بعض الايميلات .

قم بتحديد مهلة محددة (نصف ساعة – ساعة) لأي مهمة أو عمل تريد القيام به، تحديد المهلة بالطبع يعتمد على طبيعة عملك أو دراستك.

تحديد مهلة محددة لأي شيء تريد القيام به له العديد من الفوائد مثل:

• ستدفع نفسك للعمل بجد لأنه هناك مهلة محددة.
• ستقاوم الملل أو التراخي، لأن عقلك يعلم أنه عليه القيام بالعمل لمدة محددة، وخصوصاً لو كانت المدة قصيرة.
• ستتمكن من ترتيب مهامك بشكل صحيح.
• ستراقب كفاءتك في العمل أو المذاكرة وستعرف الوقت المطلوب لإنهاء أي مهمة مطلوبة منك.
• ستتمكن من إنجاز عدد كبير من المهام في نفس الوقت.
• ستتمكن من تحديد أوقات الراحة واللعب بدون التأثير على عملك أو الشعور بتأنيب الضمير، حتى تلعب وأنت مرتاح البال ???.

و لا تقلق إن لم تحقق الهدف المطلوب في الوقت المحدد، يمكنك أن تخصص جزء من اليوم لإكمال بعض المهام التي لم تنهيها، وأيضاً مع الوقت ستتحسن وتنهي مهامك في الوقت المخصص لها، لأنك ستعرف كم من الوقت التي تتطلبه كل مهمة.

هذه الاستراتيجية في تنظيم الوقت هي أحد أشهر الطرق العلمية المُجربة لتنظيم الوقت، فإن كنت مهتم بمعرفة هذه الطرق، فأنصحك أن تتصفح المقال التالي:

4- قم بتنظيم المهام في وقت سابق

العقل على عكس ما يعتقده البعض لا يحب أن يأخذ الكثير من القرارات، هو يحب أن يكون كل شيء مرتب أمامه حتى يقوم بالتنفيذ مباشرة.

بالتأكيد أنت سمعت عن أهمية استخدام قوائم المهام (To-do Lists) وفوائدها في تنظيم الوقت، لا خلاف على ذلك و لكن ليس هذا ما أتحدث عنه.

المقصود من هذه النقطة هو أن تقوم بتنظيم هذه المهام في وقت سابق، ويُفضل قبل الذهاب إلى النوم، حتى تعمل في اليوم التالي بدون أي معوقات.

هذه الأسلوب في تنظيم المهام قد يبدو بسيطاً، ولكنك لن تصدق نتائجه إلا عندما تجربه بنفسك.

5- لا تضيع وقت طويل في ترتيب ما عليك القيام به

فكر جيداً في هذه المقولة ” الوقت الذي تمضيه في تنظيم عملك هو وقت أنت لا تستغله في القيام بعملك” في الكثير من الأحيان وعلى عكس المتوقع تنظيم العمل يضر بالعمل نفسه.

دعني أعطيك مثالاً، لنفترض أنك تريد الرد على الايميلات الواردة إليك في العمل، ونظرأً لأن هذه الايميلات كثيرة تريد أن تنظمها وترتبها أولاً حسب الأهمية قبل أن ترد عليها.

ظناً منك أنك بهذه الطريقة تنظم وقتك وعملك، ولكن فكر جيداً فيما فعلت… أليس الوقت الذي استغرقته في ترتيب الايميلات كان أولى أن تستغله في الرد على الايميلات نفسها؟!!

ونفس المثال ينطبق في المذاكرة، لنفترض أنك تريد مراجعة مادة الأحياء، ثم أخذت ترتب وتنظم الفصول والمعلومات التي عليك أن تراجعها والأسئلة التي عليك حلها.

ألم تشعر بعد ذلك بالملل أو بالضغط لأنه عليك القيام بالكثير من المهام؟ ألم تجد نفسك تستغرق الكثير من الوقت في الترتيب والتخطيط؟

بالطبع لكل قاعدة استثناء، وفي بعض الأحيان يتوجب عليك قضاء بعض الوقت في الترتيب لعمل أمر معين، لكن في الغالب أنت لا تحتاج إلى ترتيب معقد.

كما أنه طبقاً للعديد من دراسات علم النفس البعض منا يستغرق الكثير من الوقت للتنظيم لكي يعطي لنفسه احساساً بأنه يعمل أو يذاكر، أو انه يُنجز مهام كبيرة و هذا لكي يخدع نفسه وضميره.

لهذا ابدا العمل بأقل ترتيب وتنظيم ممكن ستجد أنك تنجز الكثير من العمل في وقت أقل بكثير.

6- اتبع قاعدة الـ 20/80

قاعدة باريتو (pareto principle) هي قاعدة قام بعملها اقتصادي إيطالي شهير اسمه Vilfredo Pareto، والتي تم تسميتها على اسمه، واشتهرت بعد ذلك باسم قاعدة الـ 20/80.

هذه القاعدة تقول بالانجليزية:

 “of your results will come from 20% of your efforts 80%”

هناك أكثر من صيغة لهذه القاعدة، ولكن الصيغة السابقة هي الصيغة التي تناسب كل الأنشطة، وترجمتها كالتالي:

“80% من النتائج التي تحققها تعتمد فقط على 20% من مجهوداتك”

هذه القاعدة أكد الكثير من العلماء والباحثين أنها تنطبق على كل شيء تقريباً، ولو فكرت بنفسك في الأمر ستجدها تنطبق على كل الأنشطة التي تقوم بها في حياتك.

فمثلاً:

• أنت تعلم أنك أنه هناك مواضيع معينة في المناهج الدراسية هي التي عليك أن تهتم بها لأن الامتحان يركز عليها.
• أنت تعلم عند تصميم شعار مثلاً أن أهم شيء فيه هو الخطوط.
• أنت تعلم أثناء صناعة فيديو أن أهم شيء فيه هو جودة الصوت.
• أنت تعلم أن أهم شيء في ترتيب حسابات شركتك هو ضبط الميزانية.

ويمكن أن ننظر للأمر من منظور مختلف:

• الوقت الذي تستغرقه في المذاكرة، لو دققت النظر فيه ستجد أنه تقريباً 20% منه فقط هو الذي يحقق أغلبية النتائج (مثل التدريب على حل الأسئلة).
• الوقت الذي تقضيه كل يوم في عملك إن دققت النظر فيه ستجد أن تقريباً 20% منه فقط هو الذي يحقق أغلب النتائج (مثل إعداد التقارير شاملة).

و ستجد أن الـ 80% المتبقية من نشاطاتك في العمل (اجتماعات روتينية – كتابة ايميلات – التحدث من أصدقائك) لا تؤثر على مردودك في العمل نفسه، بل أحياناً تعطلك عن القيام بعملك بصورة جيدة.

المقصود من هذه النصيحة لتنظيم الوقت هو أن تحدد الـ 20% تلك التي تؤثر على أغلبية النتائج في شيء تقوم به، حتى تعطي لها الأولوية وتركز عليها.

والأفضل أن تعطي تلك الـ 20% وقت أطول من المهام الأخرى، وبالتالي تحقق نتائج استثنائية.

7- تعلًم أن تقول لا

هل يحدث معك أي من المواقف التالية:

• يتصل بك صديق لك لتذهب إليه لمساعدته في أمر معين.
• يطلب منك صديق في العمل أن تفسر له بعض الأمور التي يجد بها مشكلة.
• يتصل بك مجموعة من أصدقائك ويطلبوا منك الخروج معهم للتنزه أو للعب أثناء وقت مذاكرتك أو عملك.

إن كنت تواجه أحد هذه المواقف أو مواقف مشابهة، ما هو رد فعلك حينها؟ أعتقد أنك غالباً توافق … وهذا بالضبط ما أريدك أن تغيره.

تعلًم أن تقول لا، تعلم ألا تستجيب لأي شيء يجعلك تتوقف عما تقوم به، فطالما أنك خصصت وقت محدد للعمل كما أشرت سابقاً عليك ألا تتنازل عنه.

وبالطبع هناك استثناء لكل قاعدة، فربما يحتاجك صديقك في أمر حرج وضروري.

8- قاوم النسيان بطريقة فعّالة

واحدة من أهم العقبات التي تقف في طريقك لتنظيم الوقت هي النسيان، فهناك الكثير من المهام التي عليك القيام بها كل أسبوع أو شهر، ولعلك تنسى بعض منها بسبب انشغالاتك.

لهذا عليك أن تقاوم النسيان وذلك عن طريق عمل جدول زمني (Calender) للأمور الهامة بالنسبة لك في كل شهر، وبهذا أنت لن تنسى أي شيء.

عندما يُطلب منك أمر معين أو تريد تنفيذ مهمة معينة بوقت محدد قم بوضعها في جدول زمني، يمكنك أن تستعمل أي أداة تمكنك من ذلك مثل Google Calendar.

عندما تفعل ذلك ستتمكن من:

• معرفة كل ما عليك القيام به في أي شهر بالوقت والتاريخ.
• ترتيب أولوياتك بشكل صحيح.
• ستقوم بعمل قائمة مهامك اليومية بناءاً على الأهداف التي تريدها كل شهر.
• ستتمكن من تحديث وتعديل المهام المطلوبة منك باستمرار حتى لا تنسى أي شيء.

وبهذه الطريقة لن تنسى أي شيء مطلوب منك إن شاء الله، وأيضاً سوف تخطط كل مهامك بناءاً على ما هو مطلوب منك بدون أي تقصير أو تضييع للوقت.

9- اترك الهاتف بعيداً أثناء العمل

لقد استغرقت وقت طويل حتى أتخلص من هذه العادة السيئة، الهاتف هو أحد أهم مصادر الإلهاء التي عليك أن تتخلص منها أثناء المذاكرة أو العمل.

لهذا بدون أي نقاش، اترك الهاتف الخاص بك في مكان آخر أثناء العمل … ضعه في غرفة أخرى أو اتركه في درج مُغلق، أو على الأقل قم بجعله صامتاً.

ويُفضل أيضاً أن تبعد الهاتف عنك عندما تستيقظ، لا تتحجج بالمنبه، يمكنك أن تستخدم منبه عادي حتى تستيقظ، فانا وأنت نعلم أهمية ساعات الصباح.

بهذه الطريقة تركز في عملك ولا تتصفح مواقع السوشيال ميديا أو تفتح لعبة Clash Of Clans أو Pubg أثناء العمل أو المذاكرة.

10- اجمع المهام المتشابهة في وقت واحد

هناك العديد من المهام التي ربما تقوم بها أكثر من مرة على مدار اليوم مثل:

• الرد على الايميلات.
• كتابة بعض الواجبات الدراسية.
• مراجعة التقارير.
• تصميم الصور لحساباتك على السوشيال ميديا.

حاول أجمع هذه المهام وتنفيذها في وقت واحد، بهذه الطريقة ستوفر على نفسك الكثير من الوقت وأيضاً ستقوم بتنفيذ هذه المهام بكفاءة أعلى.

11- لا تسعى أن كون مثالياً

هذه المشكلة أنا شخصياً أعاني منها في الكثير من الأحيان، ومازلت أقاومها وأدرب نفسي على تغييرها، لأنها سبب في ضياع الكثير من الوقت.

السعي إلى المثالية (Perfectionism) يجعلك تستغرق الكثير من الوقت في التعديل والمماطلة فيما تقوم به من عمل، وهذا ما يجب أن تغيره.

بالطبع كل منا يريد تنفيذ المهام على أكمل وجه، ولكن هذا لا يعني أن كل شيء تقوم به سيكون عبارة تحفة فنية معمارية أسطورية ?‍♂️?‍♂️.

في أغلب الأوقات أن تنفذ المطلوب منك بجودة مقبولة في وقت قليل، أفضل بكثير من أن تنفذه بجودة خيالية في وقت طويل، هذا سيجعلك تنتج وتعمل أكثر في وقت أقل.

و مع الوقت ستتعلم من أخطائك وتتحسن، خصوصاً إن كنت تقوم بعمل إبداعي مثل الكتابة أو التصميم أو البرمجة.

12- اشحن طاقتك عن طريق أخذ فواصل بين كل مهمة وأخرى

الراحة أمر ضروري، فعندما تفصل عقلك عن العمل أو المذاكرة بين كل مهمة وأخرى تستعيد نشاطك، وستعطي نفسك حافز على الاستمرارية.

وليس هذا كل شيء، فإن أردت أن تحفز عقلك أثناء القيام بأي مهمة، قم بتخصيص وقت الراحة في القيام بأفضل الأنشطة التي تحبها.

فمثلاً خصص وقت الرابعة لكي:

• تلعب اللعبة المفضلة لديك.
• تشاهد أكثر قنوات اليوتيوب التي تتابعها باستمرار.
• تقرأ أفضل الكتب التي تحبها أو التي تريد قرائتها.
• لكي تتحدث مع أصدقائك المفضلين على برامج المحادثة المختلفة.
• لكي تذهب إلى التنزه قليلاً.

بهذه الطريقة مخك سيقوم بإفراز الـ Dopamine – مادة كيميائية يفرزها المخ، وهي المسؤولة عن الشعور بالسعادة والإنجاز مثل احساسك عندما تحصل على جائزة أو هدية.

وكلما فعلت ذلك باستمرار كلما تعود مخك على أنه عندما يقوم بإنهاء المهام المطلوبة منه سيقوم بالحصول على المكافأة التي ينتظرها، وهذا يساعدك على إنهاء المهام المطلوبة منك بسرعة وكفاءة.

تنظيم الوقت أمر هام للغاية خصوصاً في عصر المعلومات الذي نعيشه حالياً، فهناك الكثير من المهام المطلوبة مننا والمعلومات التي علينا استيعابها والتعامل معها.

كما أن الوقت هو بمثابة أغلى عملة نمتلكها، لهذا يجب أن نتأكد أن كل ثانية ننفقها تذهب فيما فيه منفعة لنا، لأن ما ننفقه من الوقت لا يمكننا أن نسترده مرة أخرى.

ولنفس هذا السبب هذه النصائح لتنظيم الوقت ما هي إلا قطرة من غيث، فنحن لم نبدأ بعد… لهذا أريد منك أن تتابع عرب تك باستمرار عن طريق تفعيل الإشعارات من الجرس الأحمر بالأسفل.

فهناك الكثير من المعلومات والأساليب عن تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية التي سننشرها تباعاً … فاحرص ألا تفوتلك هذه المعلومات، فواحدة منها قد تغيير حياتك للأفضل.